In der Corona-Krise ist für viele Gemeinden eines noch klarer geworden: Jede Gemeinde organisiert sich selbst und keine Gemeinde gleicht der anderen. Trotz Empfehlungen und Handreichungen mussten individuelle Lösungen her. Die Stadt Böblingen hat mit ihren 600 Kolleginnen und Kollegen eigene Wege gefunden.
Stephan Aufsfeld ist Mitarbeiter der IT-Abteilung der Stadt und gibt Einblicke in die Lösung aus Böblingen.
Corona-Krise: plötzlich brauchte es neue Strategien. Wie ist die Verwaltung der Stadt Böblingen damit umgegangen?
Die Stadt Böblingen hat mit dem Beginn der Krise einen Krisenstab gebildet. Schnell wurde ein Schichtdienst eingeführt, der genügend Abstände und eine räumliche Umverteilung ermöglicht hat. Unser größtes Problem war jedoch, dass wir zu wenig Laptops und VPN-Zugänge hatten. Über allem schwebte natürlich auch der Datenschutz und IT-Sicherheit.
Bis zu diesem Zeitpunkt sah die Strategie für mobiles Arbeiten ausschließlich den VPN-Zugang unseres Gebietsrechenzentrums vor. Dieses war natürlich von dem Ansturm der neuen VPN-Aufträge zunächst überfordert – sowohl bzgl. der Verfügbarkeit der OTP-Generatoren als auch hinsichtlich der Einwahlkapazitäten.
Der klassische Büroarbeitsplatz in unserer Verwaltung ist ein Desktoprechner mit Office-Lösungen, Dokumenten-managementsystem und einigen der rund 200 unterschiedlichen Fachverfahren. Damit ist jeder Arbeitsplatz anders und kann nicht mit nach Hause genommen werden. Nur wenige Arbeitsplätze sind mit Notebooks ausgestattet.
Weitere Notebooks waren schwer zu beschaffen. Als erstes dachten wir an Fernsteuerlösungen. Nach intensiven Tests kamen diese für uns aus Gründen der IT-Sicherheit nicht in Frage.
Wie sind Sie vorgegangen, um eine Lösung zu finden?
Trotz Empfehlungen brauchten wir eine eigene passende Lösung. Es gab Handreichungen z.B. vom Landesdatenschutzbeauftragten oder dem Städtetag. Den Austausch mit den Kollegen der Nachbarstädte gab und gibt es natürlich immer.
Die Frage war: Wie können wir auch bei schwachen Internetverbindungen eine Verbindung in unser Netz schaffen und dabei auch noch sicher sein? Bei meinen Recherchen bin ich auf die Idee, SSH als Protokoll zu nutzen, gestoßen. Als IT-Fachmann war mir der Prozess SSH zu tunneln bekannt, allerdings hatte ich nicht mehr daran gedacht. Die Frage war nun: Wie schnell können wir diese Lösung testen und implementieren?
Wie sieht Ihre Lösung aus?
Um die Kolleginnen und Kollegen daheim mit Zugängen und zumindest rudimentären IT-Arbeitsmitteln zu versorgen, haben wir auf eine Doppelstrategie gesetzt.
Neben den „klassischen“ VPN-Zugängen mit Spezialsoftware auf den Notebooks, haben wir uns die SEC-Sticks und den SEC-Stick-Server von team2work beschafft, um die relativ normalen Arbeitsplätze abzubilden. Über die SEC-Sticks sollten sich die Kolleginnen und Kollegen von ihren privaten PCs auf unsere Terminalserver verbinden und zumindest mit den Standardverfahren arbeiten.
Ein Vorteil, neben der schnellen Lieferzeit war, dass wir mit dem SEC-Stick einen VPN-Client auf einem USB-Stick hatten, der nicht überall installiert werden musste. Eine enorme Support- und Zeitersparnis.
Wie war der Weg von den Tests bis hin zur Implementierung?
Der Server war schnell installiert und die ersten User schnell angelegt. Nach einigen Tagen des Tests und der Konfiguration haben wir die Lösung an zwei Probanden gestartet. Diese waren begeistert und wollten am liebsten die alten VPN-Token direkt abgeben. Inzwischen setzen wir 25 Lösungen ein.
Und was mussten Ihre Kolleginnen und Kollegen beachten?
Das Handling war super einfach: SEC-Stick einstecken, Passwort eingeben, authentifizieren, fertig. Unsere Kolleginnen und Kollegen können nun auch eigene PCs nutzen und schätzen das flexible Arbeiten sehr.
Wie sieht die zukünftige IT-Strategie der Stadt Böblingen aus?
Wir werden unsere Doppelstrategie ausbauen und zum einen weiterhin auf den klassischen VPN-Zugang mit einem städtischen Notebook setzen.
Daneben werden wir die SEC-Sticks individualisierter einsetzen als bisher. So können wir z.B. darüber auch eine Lösung implementieren, mit der Kolleginnen und Kollegen mit nur schmaler Internetanbindung trotzdem vollen Zugriff auf alle benötigten Verfahren haben.
Bild: Altes Rathaus Quellenangabe – Bildarchiv Stadt Böblingen Foto Hellbardt